Compras
Este sistema esta desarrollado para el control, administración y organización de la gestión
de compras y todas las tareas administrativas relacionadas con el área de compras. En el caso de
una empresa industrial este sistema se encuentra muy relacionado con el sistema de planeamiento
y control de la producción.
Para la gestión de compras el sistema lleva el control de los pedidos internos realizados
por las diferentes sección de la empresa, además en el caso de una industria los pedidos internos
se pueden relacionar directamente con los requerimientos de compra originados al generar el plan
de producción, tomando en cuenta los stocks disponibles, stocks críticos, punto de pedido y lote
óptimo de compra. A los pedidos internos se los cotiza, para esto se establece una relación
artículo-proveedor, donde se detalla la cotización, fecha última cotización, tiempo de entrega,
calificación del proveedor según precio, calidad, servicio, partidas demoradas, partidas
rechazadas, tiempo de entrega; también se informa el código del artículo para el proveedor. Esta
relación articulo-proveedor es muy útil a la hora de seleccionar el mejor proveedor, admite "n"
artículos por "m" proveedores. Una vez cotizados los pedidos internos se genera la o las ordenes
de compra correspondientes. Aclaramos que también se pueden emitir ordenes de compra sin
necesidad de haber ingresado previamente pedidos internos y luego cotizarlos. Se completa el
circuito con el ingreso de la mercadería con el remito correspondiente, apuntando a la orden de
compra, simultáneamente con el ingreso del remito se puede ingresar el informe de recepción,
de no ser así el informe de recepción se puede ingresar posteriormente al ingreso del remito
(siempre que el insumo en cuestión tenga control de calidad activado).
El sistema integral de compras esta integrado por las siguientes funciones:
a.- Pedidos Internos.
b.- Ingreso de Cotizaciones.
c.- Ordenes de Compra.
d.- Remitos.
e.- Informe de Recepción.
f.- Facturas.
g.- Notas de Crédito.
h.- Notas de Débito.
i.- Ordenes de Pago a Proveedores.
j.- Pago directo a Proveedores.
k.- Subdiarios contables y legales.
l.- Informes de proyección.
m.- Informes estadísticos.
Características generales:
Proveedores. Además de la información general de un proveedor, se incorporan datos
como el código de cuenta contable. Visualización del estado general del proveedor (saldo actual,
saldo comprobantes vencidos, comprobantes a vencer, saldo notas de crédito sin aplicar, monto
en ordenes de compra pendientes, compra acumulada a la fecha, compra promedio mensual,
cheques propios en cartera del proveedor, etc).
Artículos. Se componen de información técnica e información comercial. Dentro de la
información técnica tenemos datos como descripción técnica, costo actual, costo standard, peso,
si va
a ser tratado como partida, etc. Dentro de la información comercial tenemos la descripción
comercial standard y hasta 5
descripciones adicionales más, unidad de stock, unidad de compras, unidad de ventas, y las
relaciones entre estas unidades. Precio de venta standard y 5 listas de precios más.
Código de la cuentas contables para compras y ventas. Código del
producto técnico correspondiente. Clasificación por línea, rubro y tipo.
Artículo-Proveedor. Esta relación es utilizada por el sistema para que la empresa puede
seleccionar el proveedor más adecuado en el momento de generar una orden de compra. Los
datos más importantes son código del artículo para el proveedor, última compra, precio última
compra, fecha última cotización, valor de la cotización, tiempo habitual de entrega, calificación
del proveedor según precio, calidad, partidas rechazadas, partidas demoradas, servicio. Pueden
existir para cada artículo más de un proveedor, y viceversa.
Remito. Los remitos pueden o no afectar ordenes de compra previamente ingresadas.
Pueden afectar a las ordenes de compra en forma parcial o total.
Informe de Recepción. Para aquellos insumos que tengan control de calidad se ingresará
en forma simultanea o no el informe de recepción, cantidad ingresada, cantidad controlada,
cantidad rechazada, cantidad a devolver.
Factura. Existen varios tipos de facturas:
a.- Facturas que afectan remitos en forma parcial
o total.
b.- Factura Remito.
c.- Factura por Anticipo.
d.- Factura Formato Libre.
Notas de Crédito.
a.- Por devolución.
b.- Por diferencia de precio.
c.- Formato Libre.
Notas de Débito.
a.- Por diferencia de precio.
b.- Formato Libre.
c.- Por cheques rechazados.
Pagos a Proveedores. Este módulo afecta automáticamente la información de caja y
bancos.
Reportes e Informes. El sistema cuenta con más de cien formatos diferentes de reporte
e informes, algunos de los cuales son:
a.- Informes de Cuenta Corriente.
b.- Informes de Situación de stock.
c.- Informes de Situación de Pedidos y Ordenes de
Compra.
d.- Proyección de Egresos.
e.- Subdiarios contables y legales.
f.- Estadísticas de Compras por:
f.1.- Proveedores.
f.2.- Proveedores/Artículos.
f.3.- Artículos. Por línea, rubro, código.
f.4.- Artículos/Proveedores. Por línea, rubro,
código.